Система документооборота в строительной фирме

04.02.2014 | Организации, которые занимаются строительством, всегда имели дело с множеством разных документов. Ведь нужно заключать договора с клиентами, подрядчиками, рабочими, поставщиками материалов.

Организации, которые занимаются строительством, всегда имели дело с множеством разных документов. Ведь нужно заключать договора с клиентами, подрядчиками, рабочими, поставщиками материалов. А еще нужно арендовать технику, составлять сметы и графики работ, разрабатывать проекты, для которых нужно собрать кучу разрешений. В общем, все это нужно как-то систематизировать и где-то хранить.

И тут приходит на помощь электронный документооборот. Это специальная система, которая позволяет автоматизировать работу с документами и их хранением. Суть в том, что используя такое программное обеспечение для ведения строительного бизнеса, не нужно тратить целую кучу времени для того, чтобы оформить и обработать все документы, которые могут еще и где-то затеряться в процессе. Ведь орудуя только бумажными вариантами, их нужно будет возить по всем инстанциям или к заказчикам, которые могут находиться и вовсе в другом городе. А используя систему, вы сможете спокойно отправлять все документы по электронной почте, как своим клиентам, так и сотрудникам в филиалы и представительства вашей компании.

Также автоматизация бизнес процессов помогает хранить всю информацию и документацию в одном месте, не занимая целое помещение под архив. К тому же, это увеличивает безопасность, ведь так не пропадет ни одна бумага. Бывают же такие случаи, когда важные документы случайно попадают в одну коробку с макулатурой, которую выбрасывают каждый день. Это чревато последствиями, и в лучшем случае придется напечатать новую бумагу и поставить на ней соответственные подписи и печати.

Еще одним плюсом использования программного комплекса является то, что любую информацию вы сможете найти без труда, просто воспользовавшись поиском.

Что касается экономии, то тут вы выигрываете не только во времени. Ведь теперь вам не нужно закупать офисную бумагу ящиками для распечатки нужных документов, не нужно заправлять каждую неделю краску в принтеры. А еще не нужно наматывать десятки километров, чтобы собрать все нужные подписи.

Для введения на вашей фирме такой системы, как электронный документооборот программы могут использоваться разные, ведь их сейчас существует огромное множество. А для того, чтобы сотрудники быстрее освоились, можно делать все постепенно, комбинируя бумажные документы и электронные.

Как видите, в наше время не обойтись без современных автоматизированных систем. Их использование делает работу удобнее и вам не нужно по уши засыпать себя бумагами, когда заказана постройка даже обычного гаража, ведь все они будут храниться в системе.